آموزش طراحی و پیاده سازی فرایندها

در این مطلب، با فرض این که مخاطب آشنایی نسبی با محیط html و css دارد، روشهای غنی تر کردن گزارشهای چاپی با استفاده همزمان از کدنویسی و ابزارهای طراحی سیستم شرح داده شده است. در این سطح، کاربران خواهند توانست تا درصد بالایی انواع گزارشهای دلخواه خود را طراحی و در محیط وب چاپ نمایند.

چاپ گزارشها در محیط وب همواره یکی از دغدغه های مشتریان و استفاده کنندگان سیستم مدیریت فرایندها بوده است. از طرف دیگر تولید هر محتوایی از جمله گزارشها در محیط وب نیاز به دانش و مهارت بالای کدنویسی در محیط html و css دارد. لذا برای امکان طراحی گزارشها در محیط وب برای کاربران مبتدی یا با مهارت کمتر، ابزارهای واسطه ای طراحی شده است تا این کاربران بتوانند بدون نیاز به کدنویسی گزارشهای دلخواه خود را طراحی و در محیط وب چاپ کنند.

برای سنجش عملکرد در سطح کار، باید به نوعی به شاخصی برسیم که عامتر از شاخصهای تک تک وظایف و به عبارت بهتر دربرگیرنده آنها باشد. روشی که در سیستم مدیریت فرایندها برای این کار استفاده شده این است که معیارهای کمی در ایستگاههای گردش کار (وضعیتها) اندازه گیری شود. در این روش مجموع زمانها و هزینه های وظایف از آغاز تا یک وضعیت خاص و کیفیت کار در آن وضعیت خاص، محاسبه می شود.

در بررسی سابقه تراکنشها در سطح گردش کار، اینکه یک فیلد در تراکنشهای انجام شده در طول یک کار چه مقادیری را بخود گرفته، اهمیت ندارد بلکه آنچه که اهمیت دارد این است که یک فیلد در تراکنشهای مشابه در کارهای مختلف، چه مقداری را داشته است. با توجه به اینکه کارهای یک گردش کار در زمانهای متفاوتی آغاز می شود، لذا یک تراکنش خاص مشابه در در کارهای مختلف، در زمانهای مختلف انجام می شود و به همین دلیل در اینجا می توانیم از عبارت سابقه یا history برای یک تراکنش استفاده کنیم.

در هر گردش کار، حالت کار بطور مستمر و با هر انجام وظیفه، تغییر می کند. مفهوم حالت شامل تمام اطلاعات سیستمی کار از قبیل کلید کار، زمان شروع کار، نام آخرین وظیفه انجام شده، کاربر انجام دهنده آخرین وظیفه، زمان انجام آخرین وظیفه، نام وضعیت فعلی و ... و نیز مقادیر فیلدهای تعریف شده د...

فرایندها در برابر تغییرات عمده منابع انسانی، مواد اولیه، قوانین و مقررات کسب و کار و ... دچار چالش می شوند و به تبع آن شاخصهای عملکرد نیز دچار نوسان و تغییر می گردد. به این ترتیب برای درک میزان تاثیر و نحوه واکنش فرایندها به تغییرات، شاخص عملکرد دیگری بنام شاخص انعطاف پذیری تعریف می شود.

شاخصهای عملکرد براساس ماهیت و روش اندازه گیری به دو نوع شمارشی و میانگین تقسیم می شود. مبنای این تقسیم بندی هدفی است که از سنجش شاخص عملکرد داریم. اگر می خواهید شاخص عملکرد، تعداد کارهای خوب و بد را بشمارد تا بر این اساس بتوانید نسبت کارهای خوب به کارهای بد را بسنجید آنگاه شاخص عملکرد شمارشی معنی پیدا می کند و اما اگر می خواهید میانگین عملکرد کلی کارها را، بدون تصمیم و اظهار نظر برای خوب و بد بودن تک تک آنها گزارشگیری کنیم آنگاه شاخص عملکرد میانگین را اندازه گیری می کنیم.

برای امکان اندازه گیری چند شاخص عملکرد بطور همزمان و نیز امکان اعمال فرمولهای پیچیده برای میزان خوب یا بد بودن عملکرد و نیز برای امکان سنجش شاخص عملکرد انعطاف پذیری (Flexibility) روش پیشرفته برای سنجش شاخص عملکرد پیاده سازی شده است.

در امکانات و ابزارهای برنامه گردش کار، ابزارهایی وجود دارد که برای اعمال تغییرات در درخت منابع دیجیتال می باشد. از طریق این ابزارها می توانیم منابع دیجیتال را جستجو کنیم و اطلاعات منابع را بازیابی کنیم و می توانیم منابع دیجیتال را ایجاد، حذف و جابجا کنیم. این ابزار برای پیوستهای کار به شکل خاص و برای دیگر منابع به شکل عام قابل استفاده است.

سنجش عملکرد فرایندها می تواند به شکل ضمنی و غیرمستقیم، شاخصی برای عملکرد فعالیتها و انطباق آنها با اهداف استراتژیک سازمان باشد. عملکرد فرایندها در دو سطح کار و گردش کار مورد سنجش قرار می گیرد. برای سنجش عملکرد در سطح کار، ابتدا باید معیارهای کمی برای سنجش عملکرد بخشهای مختلف فرایند (وظایف و وضعیتها) تعریف کنیم و سپس برمبنای این معیارها، عملکرد کار را اندازه گیری کنیم. در این مطلب، اندازه گیری معیارهای کمی عملکرد در حوزه های زمان، هزینه و کیفیت برای وظایف توضیح داده شده است.