آموزش طراحی و پیاده سازی فرایندها

شاخصهای عملکرد براساس ماهیت و روش اندازه گیری به دو نوع شمارشی و میانگین تقسیم می شود. مبنای این تقسیم بندی هدفی است که از سنجش شاخص عملکرد داریم. اگر می خواهید شاخص عملکرد، تعداد کارهای خوب و بد را بشمارد تا بر این اساس بتوانید نسبت کارهای خوب به کارهای بد را بسنجید آنگاه شاخص عملکرد شمارشی معنی پیدا می کند و اما اگر می خواهید میانگین عملکرد کلی کارها را، بدون تصمیم و اظهار نظر برای خوب و بد بودن تک تک آنها گزارشگیری کنیم آنگاه شاخص عملکرد میانگین را اندازه گیری می کنیم.

برای امکان اندازه گیری چند شاخص عملکرد بطور همزمان و نیز امکان اعمال فرمولهای پیچیده برای میزان خوب یا بد بودن عملکرد و نیز برای امکان سنجش شاخص عملکرد انعطاف پذیری (Flexibility) روش پیشرفته برای سنجش شاخص عملکرد پیاده سازی شده است.

در امکانات و ابزارهای برنامه گردش کار، ابزارهایی وجود دارد که برای اعمال تغییرات در درخت منابع دیجیتال می باشد. از طریق این ابزارها می توانیم منابع دیجیتال را جستجو کنیم و اطلاعات منابع را بازیابی کنیم و می توانیم منابع دیجیتال را ایجاد، حذف و جابجا کنیم. این ابزار برای پیوستهای کار به شکل خاص و برای دیگر منابع به شکل عام قابل استفاده است.

سنجش عملکرد فرایندها می تواند به شکل ضمنی و غیرمستقیم، شاخصی برای عملکرد فعالیتها و انطباق آنها با اهداف استراتژیک سازمان باشد. عملکرد فرایندها در دو سطح کار و گردش کار مورد سنجش قرار می گیرد. برای سنجش عملکرد در سطح کار، ابتدا باید معیارهای کمی برای سنجش عملکرد بخشهای مختلف فرایند (وظایف و وضعیتها) تعریف کنیم و سپس برمبنای این معیارها، عملکرد کار را اندازه گیری کنیم. در این مطلب، اندازه گیری معیارهای کمی عملکرد در حوزه های زمان، هزینه و کیفیت برای وظایف توضیح داده شده است.

در فهرست کارهای یک گردش کار، یکی از اطلاعاتی که می تواند بسیار کاربردی و مفید باشد این است که هر کار در یک وضعیت خاص، در کارتابل کدام کاربر(ان) قرار دارد. به عبارت دیگر سوال این است که در این وضعیت، کدام کاربر(ان) از انتقال به این وضعیت مطلع می شوند و کدام کاربر(ان) اختیار انجام وظیفه در این کار را دارند. این اطلاعات برای مدیر و یا هر کاربر دیگری که اختیار مدیریت کار را داشته باشد می تواند قابل استفاده باشد.

در سیستم مدیریت فرایندها، وظایفی وجود دارد که توسط کاربر حقیقی انجام می شود و در کنار آن فعالیتهایی وجود دارد که می تواند بطور خودکار و توسط سیستم انجام شود. آغاز یک کار، سیگنال یک رخداد (Event) و بیدار کردن کارهای در حال تاخیر از جمله این فعالیتها هستند که می تواند بطور برنامه ریزی شده و توسط برنامه ریز ویندوز انجام شود.

مفهوم نقشهای صریح در برابر نقش سراسری (تمام گردش کار) معنی پیدا می کند. به عبارت دیگر هر کاربر می تواند در یک (یا چند) وظیفه خاص، نقش انجام وظیفه و یا در یک (یا چند) وضعیت خاص، نقش اطلاع از وضعیت را داشته باشد. به این نقشها، نقش صریح می گوییم. به این ترتیب می توانید نقشهای یک کاربر اص...

یکی از روشهای تفویض اختیار این است که کاربر، اختیارات نقش در جایگاه سازمانی خود را به کاربر جانشین تفویض نماید. به این ترتیب جایگاه سازمانی او با تمام اختیاراتی که در تمام گردش کارها دارد موقتا به کاربر جانشین منتقل می شود.

وقتی بخواهیم تمام اختیارات نقشهای یک کاربر در یک یا چند گردش کار را به کاربر جانشین تفویض کنیم آنگاه باید از امکان تفویض اختیار عمومی استفاده کنیم. ضمنا با استفاده از این روش می توانیم اختیارات در تمام گردش کارها را بصورت یکجا به کاربر دیگری تفویض نماییم.

یکی از عناصر اصلی فرایندها، کاربران یا نقشها هستند. در واقع می توان گفت، این کاربران هستند که در انجام وظایف و روند گردش کارها عاملیت دارند. از طرف دیگر، کاربران ممکن است به دلیل مرخصی، ماموریت یا هر دلیل دیگر، تا مدت معین و موقت، امکان یا فرصت اتصال و تعامل با سیستم را نداشته باشند، در این صورت برای اینکه کارها متوقف نشود راه حل این است که اختیارات کاربر به یک کاربر جانشین تفویض گردد.